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テキストエディタ活用法

文書の下書きは、テキストエディタを使おう!!

文書を作成するときにいきなりword(ワード)などのワープロソフトに書いていませんか?実は下書きをするときは、テキストエディタという文字入力の専門ソフトを使ったほうが結果的に時間短縮になります。

サクラエディタ

右のテキストエディタは、私がいくつかのフリーソフトを試した結果、現在でも使っていて、とても重宝しているサクラエディタというソフトです。

エディタとしての機能は沢山ありますが、単純に「文字入力だけする!!」と割り切って使えば良いと思います。

もちろん、テキストエディタは、これだけではないので、ご自身にあったフリーソフトを見つけて使いやすいのを利用するのが一番です。

ちなみにフリーソフトをインストールしたりするのが面倒な方はWindowsに標準装備されている「メモ帳」や「ワードパッド」でも構いません。




Googleで検索する場合にご利用ください。

別ウィンドウで開きます。



なぜ、テキストエディタで下書きしたほうが時間短縮になるのか?

一見、二度手間のように思われるテキストエディタで下書きするという工程ですが、結果的に時間短縮になる理由をあげてみました。

理由その1
テキストエディタのほうがword(ワード)や一太郎などのワープロソフトよりも起動が速い。(軽いともいいます)

理由その2
テキストエディタはテキスト入力が主な機能なので、作業途中に装飾などが気にならず文字入力のみに集中できる。


テキストエディタで下書きした後は?

作った文字テキストをコピー&ペーストして、ワープロソフトに貼り付けて、やっとそこでレイアウトを調整します。

レイアウトの調整に割りと時間がかかってしまうケースも多いのではないでしょうか?

いきなりワープロソフトを使って文書を作成していると、どうしてもレイアウトに目がいってしまい。「文字を真ん中へしておくか」とか「ページの余白を調整しよう」などと時間のロスにつながります。

でも本当に重要なのは文章の内容なので、そこをまず集中して考えてから、あとでゆっくりレイアウトや図の挿入などといった装飾に時間を使いましょう!!


それでは、実際にやってみます。

下記のような、お知らせ文書を作成するとします。

平成○年○月○日

役員会のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素○×マンション管理組合の運営につきましては格別のご協力、ご助言をいただき厚くお礼申し上げます。

さて、下記要領により役員会を○月○日(日)開催致します。ご多忙中誠に恐縮ですが、万障お繰り合わせの上ご出席くださいますようお願い申し上げます。

敬具

開催月日   ○月○日(日)

午後1時 から 午後3時

開催場所   集会所

開催内容   新役員選出

本役員会においては新役員選出が主な目的ですので、重ねてご出席下さいますようお願い申し上げます。

以上


下書きはテキストエディタにどんどん書いていきます。

*使用するソフトは、サクラエディタを使用します。

文面のサンプル

サクラエディタで作成した、文面のサンプル

実際に使用するとわかりますが、word系ソフトに比べて起動も速く軽いのでソフトが立ち上がるまでのイライラ感はありません。(ほんの数秒のことですが・・・ [worried]

先ほども説明しましたがテキストエディタには文字の装飾などの機能はありませんので、とにかく最初の目的である文章の作成を終わらせます。


下書きが済んだら、文字をワープロソフトへコピーします。

*使用するソフトは、Microsoft Wordを使用します。

Wordの画面

こんな感じになります。


まあ、見た目には何の意味があるのだろう?と疑問に思うかもしれません。 [worried]


そして、ワープロソフトで最後の仕上げをします。

Wordへ文字をコピーしたら、清書をします。ここからは時間をかけて良い作業になります。補足になりすが、作業がここまできたら、下書きしたテキストエディタはゴミ箱に捨ててしまいましょう!!

なぜかと言いますと、清書をする時にはレイアウトのほかに文章の訂正なども、あり得るからです。

Word文面サンプル_清書後

*画像をクリックすると拡大されます。


いかがだったでしょうか?

面倒くさいと思われましたか?

でも、1度テキストエディタを使ってしまうと、文章の下書き段階ではワープロソフトを使うのが億劫になるかもしれません。

下書きさえ済んでしまえば、最後の仕上げとしてのレイアウトの調整や文字の移動、図の挿入など好きなだけ、こだわってください。 [wink]