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Accessで自分だけのデータベースを作ろう!!

はじめに・・・

普段パソコンソフトを活用されている方でもっとも多いのが、文章を作成するときに必要なMicrosoft Word(ワード)と表意計算ソフトのMicrosoft Excel(エクセル)だと思います。(他にはメールソフトや年賀状作成ソフトも多いと思われますが・・・)

このコーナーでは、Microsoft Access(マイクロソフト アクセス)というデータベース作成ソフトのデータベースっぽくない活用方法を紹介いたします。

このコーナーの対象の人

それなので、対象の方は

  • Microsoft Accessをパソコンにインストールしてあるけれども、使っていない人。
  • 使ってみようと思っているけれどもAccessは何だかよくわからないし、面倒くさいと思われている人
  • ワードやエクセルのデータが沢山あって、いつかはデータベース化したいと思われている人
  • 普段、会社でAccessは使っているけれども自分では作っていない人

以上の方々に向けてのコーナーなので、ものすごくニッチなコーナーです。 [smile]

テーマ

テーマとしては

眠っているMicrosoft Accessを活用して、なんでもかんでもデータベース化しちゃおう!!

です。



もちろんMicrosoft Accessの他にも様々なデータベースソフトはありますが、やはり一般ユーザーに一番、普及されているソフトというとMicrosoft Accessなのではないでしょうか?

Microsoft Accessというと敷居が高いと敬遠されがちなのですが、とにかく最低限必要な事だけであれば、新規データベースの作成は数分で作れてしまいます。そこから少しずつ自分仕様にしていけばいいわけです。

余談ですが昔、顧客管理ソフトを購入して一時期使っていたことがあったのですが、やはり自分好みに使用とすると、どうしても無理があり使うのをやめてしまいました。販売されているソフトは、使用する人の使いやすいように考えられている訳ですが、こればかりはどうしようもないのかもしれません。


しかし、Microsoft Accessなら動作が軽いですし項目やレイアウトは自由に作れるのでやはり一番のメリットは、自分による自分のためのデータベースが作れることです。

それと、矛盾するかもしれませんが、使い勝手の良いデータべースソフトもフリーソフトで沢山あるので、自分で作るのが難しい場合は、そういうソフトも併用することも柔軟に考えてください。

例えば私の場合ですと「家計簿ソフト」、「IDやPWを管理するソフト」、「FAX送信案内/書類送付案内ソフト」はフリーソフトを使用しています。



それに私に限らず多くの人は住所録や電話番号などは携帯電話に登録されていると思うので、このようなデータもMicrosoft Accessで作る必要はないと思います。

それじゃあ、このコーナーでは何をAccessで作るのか?

[check]見積書や請求書?

もちろん作れますが、あまり個人ではこういうデータベースは必要ないですし、必要ではないものを作っていると途中で挫折する可能性があります。

[check]エクセルで入力してきたデータをAccess化?

これも、エクスポートとインポートで可能です。Accessを使って慣れてきたら是非チャレンジしてください。



実は・・・

もっと簡単で、あえてAccessでつくる必要もないもの・・・

メモ書きです。



へ?メモ書き?そんなものワードやテキストエディタでいいのでは?


確かに必要ない!といえば必要はないのですが、Accessに慣れるためにとても簡単なデータベースをまず作りましょう!!というのが狙いです。

メモ書きって、アイディアだったり、重要なメモもあったりしますよね。一つ一つのメモは小さいデータですが、そのメモも1日1個でも1年で365個のデータになります。

よって、結果的にデータベースになってしまいます。

実は、私もメモはメモ帳やレポート用紙などに手書きで書いています。パソコンを使用しているときは、テキストエディタに貼り付けたり、メモ入力していました。


手書きのメモは、これからも必要ですが、テキストエディタを使用していたメモデータは、後で見ようと思っても数が多いので必要なメモを探すのに大変なのです。

1つのテキストエディタファイルに上から順番に書いていくデータもありますし、テキストエディタファイルを用途別のフォルダに格納しているデータもありますが、これもやはり探すのが大変です。

それなら、Access(データベースソフト)を使ってみるか!!というのがきっかけでした。


過去には住所録に始まり顧客管理台帳や請求書/見積書など色々作ってきましたが、Accessの操作にあまり時間をかけないこと!!(キリがないので)という事を意識してメモデータベース作りをしたところ、思いのほか便利なのでした。

手書きのメモをAccessに入力するとメモ書きの紙も捨てることができますし、その内容も一旦、忘れることができます。更にAccessならクエリ機能を使えば検索もテキストエディタやエクセルに比べて簡単に検索できます。(データが溜まれば溜まるほど検索は便利です。)

それに、メモのデータベースの他にもwebサイトやblog文章の下書き用やメールの下書きなどにも併用できるDBを作ったりして、これも重宝しています。(それまでは、やはりテキストエディタを使っていました。)


既製品では難しい、痒いところに手が届くデータベースを自分で作ってしまう。
誰に見せる訳でもないので、自由に作って自分のための財産にできます。作業の時間短縮にもなります。仕事でもいですし、趣味などに活用してもいいですね。

一度簡単なものを作ってしまえば、あとは応用なので、その数はアイディア次第で∞(無限大)です。


ご注意

前提としてMicrosoft Accessが必要になります。又、このコーナーで紹介しているバージョンはAccess2000を使用しております。(Access2000しか所有していないだけなのですが・・・。)

それでは、次のページでAccessを使ってメモデータベース(以下DBと称します)を作っていきます。